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Claudio Marazzini, Ludovica Maconi, Vittorio Coletti, Maria Agostina Cabiddu
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Norme per gli utenti


REGOLAMENTO PER GLI STUDIOSI CHE ACCEDONO ALL’ARCHIVIO DELL’ACCADEMIA DELLA CRUSCA

(approvato nella riunione del Consiglio Direttivo del 7 marzo 2016 e modificato nella riunione del 18/04/2016)

 

I. DISPOSIZIONI GENERALI
1. L’accesso alla consultazione dell’Archivio è consentito a coloro che devono svolgere ricerche di studio, previa autorizzazione del Presidente o di un suo delegato. Per accedere all’Archivio è necessaria una lettera di presentazione di un accademico o di un professore universitario.
2. La consultazione della documentazione è esclusivamente riservata al materiale già inventariato. La documentazione non ordinata, al momento e fino alla conclusione dei lavori di riordinamento e di inventariazione, è esclusa dalla consultazione, tranne in casi eccezionali di documentata necessità e previa autorizzazione del Presidente, sentito il Consiglio Direttivo.
3. Gli inventari, gli strumenti di corredo e i repertori sono liberamente consultabili.
4. Lo studioso è tenuto a compilare, per ciascun tema di ricerca, una domanda di ammissione su un apposito modulo pubblicato e scaricabile on line (RICHIESTA DI AMMISSIONE ALLA CONSULTAZIONE).
Sulla domanda, firmata, è necessario indicare in modo chiaro, oltre alle proprie generalità, l’oggetto della ricerca, le sue finalità. Con questa dichiarazione, lo studioso dichiara di essere informato del presente Regolamento, di averlo letto e accettato.
5. La domanda di ammissione alla consultazione deve essere indirizzata al Presidente dell’Accademia della Crusca, che prenderà in considerazione le domande fissando d’intesa con il personale dell’Archivio il calendario e l’orario in cui potranno essere svolte le ricerche, tenendo conto dei tempi richiesti per le ricerche stesse, della disponibilità degli spazi e delle risorse.
6. I documenti richiesti potranno essere studiati solo nei locali dell’Accademia della Crusca. All’ingresso l’utente dovrà compilare in tutte le sue parti il modulo per la richiesta dei documenti.
7. La consultazione potrà essere effettuata secondo l’orario di apertura dell’Archivio, tenendo conto delle disponibilità del personale. L’Archivio, di norma, nel mese di agosto resta chiuso.
8. È ammesso l’uso del computer per trascrivere dati; non è ammesso l’uso di fotocamera digitale o analogica per riprodurre senza autorizzazione i materiali consultati pena la revoca dell’autorizzazione alla consultazione dell’Archivio.
9. Ogni studioso non può avere in consultazione più di una unità archivistica per volta. La quantità di unità archivistiche da richiedere ogni giorno di norma non eccede il numero di cinque. La consultazione del materiale archivistico è esclusivamente svolta dagli studiosi interessati nei locali dell’Accademia; il personale dell’Archivio non è autorizzato a svolgere ricerche per conto di terzi.
10. L’utente può richiedere il materiale archivistico esclusivamente a proprio nome e la consultazione è strettamente personale. È vietato il prestito esterno.
11. L’utente è responsabile dell’ordine e dell’integrità dei documenti a lui consegnati per la consultazione. Danneggiamenti, dispersioni, spostamenti e furti di documenti sono puniti con l’esclusione dall’Archivio, salvo sempre l’azione per responsabilità civile e sanzioni penali.

12. Non è consentito scompaginare l’ordine dei documenti e dei fascicoli, in qualsiasi stato si trovino né apporre segni o numerazioni sulle carte. Nel caso in cui il materiale si presenti in disordine lo studioso è invitato ad avvertire il personale dell’Archivio.

II. CONSULTABILITÀ DEI DOCUMENTI
1. La consultabilità dei documenti è regolata dalla normativa vigente, con particolare riferimento agli archivi privati, di cui all’art. 127 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, ai quali si applicano le disposizioni di cui agli articoli 123, comma 3 riguardante i limiti cronologici e 126 comma 3, concernente il trattamento dei dati personali. Secondo quanto disposto dal D.P.R. del 30 settembre 1963, n. 1409, lo studioso può consultare solo i documenti facenti parte dei fondi dotati di apposito inventario, con l’eccezione indicata al punto I.2.
2. Lo studioso è tenuto a rispettare le norme vigenti in materia di protezione dei dati personali (decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e provvedimento del Garante n. 8/P/2001 “Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici”), e dovrà sottoscrivere l’accettazione del presente Regolamento che lo impegna alla sua osservanza e al rispetto delle norme ivi citate. L’autorizzazione alla consultazione di documenti contenenti dati personali non solleva lo studioso
dalla responsabilità penale e civile per reati o danni derivanti a persone e ad enti per l’indebita citazione di nomi e cognomi e per la diffusione delle notizie contenute nei documenti consultati.
3. I documenti consultati possono essere citati esclusivamente sotto forma di parafrasi o sunto, salva la citazione testuale di brevi passi all’interno di uno studio scientifico. Senza autorizzazione, non è consentita la riproduzione integrale del contenuto di un documento, sia in trascrizione che in facsimile. Per l’autorizzazione alla riproduzione vedi sezione III del Regolamento.
4. Lo studioso si impegna ad inviare all’Accademia tre copie dei risultati scritti della sua ricerca, nella quale sia stato utilizzato e citato anche un solo documento d’archivio.

III. RIPRODUZIONE DEI DOCUMENTI
1. La riproduzione dei documenti deve essere preventivamente autorizzata dal Presidente, sentito il Consiglio Direttivo.
2. La riproduzione meccanica è affidata esclusivamente al personale dell’Accademia della Crusca o a tecnici delegati a ciò dall’Accademia. Le spese di riproduzione sono a carico del consultante secondo il TARIFFARIO in vigore.
3. Per richiedere le riproduzioni è necessario compilare l’apposito modulo (RICHIESTA DI RIPRODUZIONE DI DOCUMENTI APPARTENENTI ALL’ARCHIVIO DELL’ACCADEMIA) e seguire le seguenti indicazioni:
- segnalare i documenti con apposite strisce di carta (su cui indicare il numero dei fogli da riprodurre; i singoli documenti non vanno spostati o estratti dal fascicolo);
- compilare l’apposito modulo in tutte le sue parti su cui indicare: il proprio nome, cognome, la data, la serie archivistica, numero di unità archivistica e, per ciascun fascicolo, il numero complessivo delle riproduzioni.
4. La riproduzione è consentita tramite fotografia digitale.
5. È vietata la riproduzione di interi fascicoli, di interi carteggi, di serie archivistiche o singole unità particolarmente deperibili.
6. Nel caso di riproduzione per uso strettamente personale e per motivi di studio, il richiedente si impegna alla non divulgazione, diffusione e spaccio al pubblico delle copie ottenute (in conformità con quanto previsto per la documentazione degli Archivi di Stato dal D.M. 8 aprile 1994, punto 3) e altresì a non usare le riproduzioni per scopi diversi da quelli indicati.

 

IV. PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI E DIRITTI DI PUBBLICAZIONE
(in conformità con quanto previsto per la documentazione degli Archivi di Stato dal D.M. 8/4/1994)
1. Le riproduzioni per motivi di studio non sono soggette al pagamento del diritto di immagine. Le riproduzioni a scopo editoriale o commerciale, debbono esser espressamente autorizzate dal Presidente e, fatte salve le circostanze previste dalla legge, sono soggette al pagamento del canone di concessione (diritto di immagine) nella misura stabilita dal TARIFFARIO, in ottemperanza a quanto previsto dal D. L.vo 42/2004. Le riproduzioni saranno inviate al richiedente solo dopo che questi abbia effettuato il pagamento. Colui che, ricevuta la debita autorizzazione, pubblicherà la riproduzione di documenti dell’Archivio sarà tenuto a indicare che i diritti di riproduzione sono riservati e che l’originale appartiene all’Accademia della Crusca, presso la quale dovrà depositare tre copie della sua
pubblicazione.
2. Il richiedente è tenuto a inoltrare all’Archivio dell’Accademia domanda di autorizzazione alla pubblicazione su un apposito modulo (RICHIESTA DI AUTORIZZAZIONE ALLA PUBBLICAZIONE DI IMMAGINI DI DOCUMENTI APPARTENENTI ALL’ARCHIVIO DELL’ACCADEMIA) indicando la segnatura archivistica, il titolo dell’opera, la destinazione delle riproduzioni (pubblicazione a stampa, esposizione, web, ecc.) e le finalità (commerciali o didattiche, educative, senza fini di lucro).
3. Ottenuta l’autorizzazione, il ricercatore dovrà riportare sulla pubblicazione l’indicazione dell’Accademia quale possessore del documento edito e la segnatura archivistica completa.
4. Il ricercatore dovrà consegnare sempre all’Accademia tre copie dell’opera in cui sarà inserita la riproduzione.
5. L’autorizzazione alla pubblicazione è valida limitatamente a un solo paese e alla prima edizione della stessa; per ulteriori utilizzazioni dovrà essere richiesto un permesso specifico.
6. L’autorizzazione alla pubblicazione non esonera il ricercatore dall’accertamento e dalla regolarizzazione di eventuali diritti d’autore spettanti ad altri soggetti sugli stessi beni. Lo studioso che accede alla consultazione accetta le presenti norme, assumendosi la responsabilità di qualsiasi deroga al Regolamento sottoscritto, che sarà perseguibile a termini di legge e potrà dare luogo al divieto di ogni ulteriore accesso all’Archivio.

 

I moduli di Richiesta di ammissione alla consultazione, Richiesta di riproduzione di documenti, Richiesta di autorizzazione alla pubblicazione e il Tariffario sono disponibili nell'allegato Regolamento e modulistica.